ATTESTATIONS DE STATUT

Comme le stipule l’article 76, (3) de la Loi sur les condominiums de 1998 : « La société doit délivrer un certificat de statut dans les 10 jours suivant la réception d’une demande et le paiement des frais facturés par la société pour cela. »

Tant que le paiement est effectué rapidement, nous comptabiliserons le délai d’exécution de la commande à partir de la date à laquelle vous avez envoyé les détails de votre commande par e-mail à statuscertificate@cimanagement.ca. Si vous avez besoin de moins de 10 jours, consultez la FAQ 3.

VEUILLEZ NOTER:

Il est de votre responsabilité de communiquer avec les autres parties impliquées dans la vente et de vous assurer que votre commande n’est pas un duplicata. Habituellement, le certificat de statut est commandé par l’avocat de l’acheteur.

Toutes les questions relatives aux demandes de certificat de statut doivent être envoyées à statuscertificate@cimanagement.ca après avoir consulté la FAQ.

Veuillez vérifier votre dossier spam/courrier indésirable car les courriels de notre bureau et de StatusCertificate.com ont tous deux été signalés comme tels par d’autres fournisseurs de messagerie. Il devrait y avoir une option pour marquer nos courriels comme « non indésirables » ou « sécuritaires ».

Si vous n’êtes pas certain que nous gérons l’association des copropriétaires, vous pouvez consulter le registre selon la FAQ 9.

Veuillez préparer les informations suivantes pour votre commande.

Pour les agents immobiliers / cabinets d’avocats, envoyez de préférence une commande formelle sur papier à en-tête, jointe sous forme de fichier pdf tel que vous l’auriez faxé précédemment.

Pour faciliter le traitement, veuillez utiliser CCC_Unit comme référence de fichier dans l’objet de votre courriel. Par exemple, si la corporation condominiale est le 234 et l’unité/la suite est le 111, utilisez : 234_111 Status Certificate Request

Objet de la commande : [Achat/pour l’acheteur ou Vente/pour le vendeur (voir FAQ 4&11) ou Financement]

Vendeur/Propriétaire : [ou créancier hypothécaire]

Acheteur : [ou débiteur hypothécaire, ou à déterminer]

Adresse : [Suite/unité # – Adresse municipale]

Numéro de société de copropriété :

Unité légale/Niveau (suite/logement*) :

Stationnement Unité Légale/Niveau** :

Unité/niveau légal de casier** :

Date de clôture : [ou à déterminer. Ce n’est pas la date conditionnelle, voir FAQ 3]

N° de dossier : [votre numéro de référence de bureau interne, le cas échéant]

*Veuillez noter : La description de l’unité légale n’est pas le numéro de la suite. Le niveau légal n’est pas toujours le même nombre que l’étage auquel se trouve votre unité, et l’unité légale peut être un nombre différent de ce que vous supposez. Vous devez vérifier votre documentation d’enregistrement/propriété LRO (bureau d’enregistrement immobilier) si nécessaire, pour confirmer.

**Veuillez noter : les copropriétés plus anciennes avaient des casiers et/ou des espaces de stationnement attribués à chaque unité, mais les unités plus récentes vendent des casiers et/ou un stationnement avec leur propre numéro d’unité légale désigné et les frais de copropriété mensuels associés. Veuillez m’indiquer exactement quelle(s) unité(s) [le cas échéant] sont vendues/achetées avec la suite. Si vous savez que le stationnement/casier associé n’est pas vendu avec la suite, nous devons être informés de l’autre suite dans laquelle il sera vendu/déplacé afin que nous puissions ajuster nos dossiers et nos frais. Les niveaux légaux souterrains sont généralement A, B, C, etc. Voir FAQ 5.

Paiement par Virement électronique :

Nous sommes maintenant en mesure de recevoir des virements électroniques. Il y a des frais non remboursables de 5 $ pour chaque transaction à ajouter à chaque paiement.

100 $ + 5,00 $ pour un service régulier de 10 jours

200 $ + 5,00 $ pour un service urgent (doit être pré-approuvé)

100 $ + 5,00 $ pour mettre à niveau la commande existante vers le service urgent. (210 $ au total, doit être préapprouvé)

Avant d’envoyer le paiement, envoyez les détails complets de votre commande à statuscertificate@cimanagement.ca, après quoi je vous fournirai l’adresse courriel pour envoyer le paiement, afin que je puisse lier une commande à chaque paiement reçu.

Veuillez noter : nous ne pouvons pas accepter les paiements avec un mot de passe à l’adresse courriel que je fournirai.

Notre banque est configurée pour les dépôts automatiques, veuillez vérifier auprès de votre banque si elle exige des mots de passe pour les paiements. Généralement, les grandes banques n’exigent pas de mots de passe, contrairement aux petites banques/coopératives de crédit. Voir pour plus d’informations : https://newsroom.interac.ca/three-reasons-to-set-up-interac-e-transfer-autodeposit-today/

La documentation vous sera envoyée par courriel une fois approuvée/finalisée pour publication.

Paiement par carte bancaire :

Nous sommes configurés pour prendre des commandes via le service statuscertificate.com. Le processus de demande prend 1 minute. Sélectionnez simplement la société appropriée (voir FAQ 1), numéro de suite et payez en ligne. Les frais réglementés pour un certificat de statut sont de 100 $. StatusCertificate.com est un service tiers qui facture des frais de commodité supplémentaires d’environ 40,00 $ pour l’hébergement/la livraison en ligne, ce qui vous permet de sauvegarder numériquement les documents, de les envoyer par courriel, de les partager ou d’en imprimer des copies selon vos besoins. Il est plus efficace et économique que le service de messagerie.

Vous recevrez une notification par courriel dans les 10 jours avec les liens sécurisés pour télécharger le certificat de statut rempli. Pour obtenir de l’aide avec la recherche, les paiements, l’inscription ou la connexion, SHIFT – Une division de D-Tech Consulting fournit une assistance technique au 1-855-489-5972. Veuillez nous envoyer par courriel les informations de commande à l’avance si vous ne pouvez pas recevoir d’assistance le jour même. Nous n’avons pas de service urgent activé automatiquement pour les commandes StatusCerificate.com, vous devez d’abord contacter notre bureau par FAQ 3. Pour toute question concernant une commande que vous avez passée, contactez notre bureau statuscertificate@cimanagement.ca

Les courriels de noreply@shiftsuite.com seront parfois signalés comme indésirables ou spam (veuillez le marquer comme sécuritaire), mais vous pouvez toujours vous connecter et voir si votre certificat de statut est disponible. Veuillez désactiver tout bloqueur de pop-up pour ce site Web.

Paiement par chèque :

Alternativement, nous exigerons que la demande formelle de certificat de statut et un chèque ou un mandat de 100 $ à l’ordre d’Apollo CI Condo Management soient envoyés par messagerie à notre bureau avant de commencer le traitement. Veuillez d’abord confirmer que nous gérons la société de copropriété et transmettre une copie des détails de votre demande/commande à statuscertificate@cimanagement.ca afin que nous puissions lancer la commande dès que vous confirmez que le paiement est en cours. Veuillez noter le CCC_UNIT sur le paiement et inclure le document de demande officiel comme indiqué ci-dessus.

Envoyez le paiement avec votre demande à :

Attn : Certificat de statut

Apollo CI Gestion de copropriété

1200 Prince de Galles, Suite D

Ottawa (Ont.)

K2C 3Y

Nos heures de réception sont de 9h00 à 16h00 du lundi au mercredi et de 9h00 à 11h00 le jeudi. Il y a alternativement une boîte de dépôt sécurisée après les heures d’ouverture à côté de notre porte d’entrée. Dans les 10 jours, vous recevrez les documents du certificat de statut par courriel. Tant que le paiement est envoyé rapidement, nous compterons les 10 jours à compter de la date à laquelle vous avez envoyé la demande par courriel.

Remarque : Nous n’acceptons pas les paiements par courrier ordinaire. Si vous choisissez de nous envoyer le paiement par courrier, le délai de 10 jours sera retardé et nous ne pourrons pas vous informer de la date de sortie tant que la réception du paiement n’aura pas été confirmée. Entre les retards possibles de Postes Canada et notre traitement interne avec les protocoles COVID, il n’y a aucune garantie sur le délai d’exécution.

Questions fréquemment posées

Comment puis-je rechercher des sociétés de copropriété sur StatusCertificate.com ?
J’ai commandé un certificat de statut, quand sera-t-il prêt ?
Je veux obtenir mon certificat de statut avant 10 jours. Comment puis-je faire cela?
Je vends ma propriété, puis-je fournir une copie de mon certificat de statut aux acheteurs ?
Comment dois-je commander des certificats de statut pour plusieurs unités situées dans la même société ?
À qui dois-je m’adresser pour toute question concernant le certificat de statut que j’ai reçu ?
Comment puis-je obtenir de la documentation supplémentaire qui n’était pas incluse dans le premier dossier ?
J’ai commandé un certificat de statut, comment puis-je obtenir une mise à jour avant la fermeture ?
Je pensais que vous fassiez la gestion d’une propriété mais je ne la trouve pas sur StatusCertificate.com ?
Puis-je obtenir le statut d’une commande passée par un autre bureau, ou savoir si un certificat de statut a été commandé pour une unité particulière ?
Puis-je obtenir une copie du certificat de statut commandé par l’acheteur potentiel de mon unité ?
Avez-vous des conseils pour imprimer les documents ?
Qui paie les charges mensuelles de copropriété pour le mois au cours duquel le logement en copropriété est vendu ?
Comment puis-je fournir un avis de vente ?

Comment puis-je rechercher des sociétés de copropriété sur StatusCertificate.com ?

Veuillez saisir uniquement les 2, 3 ou 4 chiffres du numéro de société lorsque vous recherchez la société sur statuscertificate.com, puis sélectionnez l’option CCC/OCCC/OCSCC qui s’affiche. Si vous ne trouvez pas la société, il se peut que nous ne l’ayons pas encore téléchargée sur le site Web. Veuillez consulter la FAQ 9 pour plus d’informations.

J’ai commandé un certificat de statut, quand sera-t-il prêt ?

L’article 76, (3) de la loi sur les condominiums de 1998 stipule : « La société doit délivrer un certificat de statut dans les 10 jours suivant la réception d’une demande et le paiement des frais facturés par la société pour cela. » Si vous en avez besoin avant 10 jours, consultez la FAQ 3 pour commander un service urgent. Si votre condition d’examen tombe le 10e jour ou peu après, vous ne vous accordez peut-être pas suffisamment de temps pour examiner tous les documents.

Je veux obtenir mon certificat de statut avant 10 jours. Comment puis-je faire cela?

Si vous avez besoin du certificat de statut en moins de 10 jours, des frais de traitement urgent supplémentaires de 100,00 $ s’appliquent. Veuillez nous envoyer un courriel immédiatement pour discuter des arrangements à statuscertificate@cimanagement.ca, car nous ne pouvons accepter les demandes urgentes qu’au début du processus de commande, et non au milieu du délai de 10 jours. Toute demande urgente doit être pré-approuvée par courriel car certains certificats de statut sont soumis à des variables qui peuvent entraîner des retards et nécessitent 10 jours complets pour être traités. Vous devez reconnaître que l’accord est un frais supplémentaire de 100 $ pour le service urgent dans votre requête et préciser quand vous avez besoin du certificat de statut. Le standard est de 5 jours ; nous ne pouvons pas effectuer de livraison le jour même. Une fois que vous demandez une urgence sur votre commande, vous ne pouvez pas annuler car nous aurons déjà accordé du temps dans le processus. Nos charges de travail changent de semaine en semaine, vous ne pouvez donc pas demander provisoirement à l’avance. Si votre condition d’examen tombe le 10e jour ou peu après, vous ne vous accordez peut-être pas suffisamment de temps pour examiner tous les documents. Ne nous envoyez pas de demande de certificat de statut avec des dates de clôture ou des dates conditionnelles qui tombent dans la période de 10 jours à moins d’avoir été pré-approuvées pour une urgence. Ne commandez pas votre certificat de statut sous forme de commande de 10 jours si vous êtes pressé.

Je vends ma propriété, puis-je fournir une copie de mon certificat de statut aux acheteurs ?

Lors de la vente de votre condo, il est avantageux de commander un certificat de statut pour votre unité que vous pouvez examiner avec votre agent immobilier, mais veuillez noter que la partie qui commande le certificat (directement ou par l’intermédiaire d’un cabinet d’avocats ou d’un agent immobilier) est autorisée à utiliser les informations et c’est avec cette personne que nous avons une relation de responsabilité en ce qui concerne les informations. Un tiers ne peut pas nous tenir responsables (c’est-à-dire que le vendeur ne peut pas fournir son certificat de statut à un nouvel acheteur au lieu de commander un nouveau certificat de statut. Chaque acheteur potentiel doit obtenir sa propre copie).

Remarque : Si vous inscrivez votre unité mais que vous ne commandez pas de certificat de statut pour vous-même, vous pouvez télécharger les pièces jointes standard à partir du portail des propriétaires sur notre site Web et obtenir un relevé actuel de votre unité à examiner avec votre agent immobilier. Vous pouvez contacter statuscertificate@cimanagement.ca pour plus d’informations. En cas de divergence, les informations fournies dans le certificat de statut prévalent sur les informations fournies précédemment.

Comment dois-je commander des certificats de statut pour plusieurs unités situées dans la même société ?

Les certificats de statut sont délivrés 1 par suite/logement/unité commerciale. Nous ne sommes légalement responsables que du certificat de statut commandé pour une unité particulière. Vous devrez donc commander des certificats de statut distincts, un pour chaque unité. Nous pouvons fournir un relevé de compte pour les unités supplémentaires sur réception d’une demande écrite du propriétaire de ces unités. Veuillez en discuter avec votre avocat.

Remarque : Nous avons besoin des unités légales de stationnement et de casier supplémentaires lorsqu’un certificat de statut est commandé pour une suite/logement/unité commerciale, tant que ces unités ont été enregistrées ensemble sous le même vendeur/suite. Nous devrons être informés de toutes les unités légales de stationnement et de casier vendues/achetées séparément de la suite, même si elles ne seront pas incluses dans le certificat de statut, car dans la plupart des cas, les frais de copropriété mensuels sont affectés par ces ventes/achats.

À qui dois-je m’adresser pour toute question concernant le certificat de statut que j’ai reçu ?

Les coordonnées du gestionnaire immobilier se trouvent à la page 2 du certificat de statut, pour envoyer des questions de suivi au certificat de statut. N’oubliez pas d’inclure le CCC_Unit pour éviter les retards.

Si vous pensez qu’il y a une faute de frappe dans le certificat de statut, vous pouvez répondre à statuscertificate@cimanagement.ca pour correction.

Comment puis-je obtenir de la documentation supplémentaire qui n’était pas incluse dans le premier dossier ?

Nous publions une documentation standard pour les demandes de certificat de statut. Toute documentation supplémentaire ou demande spéciale relative à votre commande de certificat de statut doit être demandée clairement et séparément en tant que demande supplémentaire, par courriel à statuscertificate@cimanagement.ca

La documentation standard est la déclaration, les statuts, les règles, l’audit, le budget, les assurances, le formulaire 15/Avis de financement futur. Selon la copropriété, il peut également y avoir des accords et d’autres pièces jointes supplémentaires.

Remarque : lorsque nous vous envoyons le certificat de statut final et approuvé, les documents liés sont les pièces jointes génériques fournies avec toutes les commandes, mais sont trop volumineux pour être joints physiquement à un courriel sans problèmes potentiels (les programmes de messagerie bloquent parfois les courriels surdimensionnés, etc.). Cependant les documents spécifiques à l’unité/votre commande sont joints, pas liés. Par conséquent, si vous partagez la commande avec une autre personne, vous devez transmettre avec des pièces jointes. Certains programmes de messagerie affichent également les liens sous forme de pièces jointes, veuillez donc vérifier votre courrier électronique avant de nous contacter à propos de fichiers manquants.

J’ai commandé un certificat de statut, comment puis-je obtenir une mise à jour avant la fermeture ?

Les coordonnées du gestionnaire immobilier se trouvent à la page 2 du certificat de statut si vous souhaitez obtenir des informations à jour sur l’état du compte ou d’autres demandes informelles. Si vous avez besoin d’un nouveau certificat de statut officiel mis à jour, veuillez commander une nouvelle copie en suivant les instructions ci-dessus.

Je pensais que vous fassiez la gestion d’une propriété mais je ne la trouve pas sur StatusCertificate.com ?

Reportez-vous également à la FAQ 1.

Avec la nouvelle Loi sur les condominiums, les associations condominiales doivent être enregistrées auprès de la Condo Authority of Ontario. Si vous allez à https://www.condoauthorityontario.ca/en-US/public-registry/

Sélectionnez la région CARLETON (n’utilisez pas Ottawa) et entrez le numéro de condo, et cela devrait afficher un dossier montrant la gestion actuelle.

Il devrait généralement être correct à moins que la société de copropriété soit en train de changer de société de gestion.

Si le registre confirme que nous sommes la direction actuelle, veuillez envoyer un courriel à statuscertificate@cimanagement.ca avec votre commande et demander de payer par carte de crédit.

Vous pouvez également obtenir une copie du registre officiel des copropriétés qui est disponible sur condo-property-management-registry.com

Puis-je obtenir le statut d’une commande passée par un autre bureau, ou savoir si un certificat de statut a été commandé pour une unité particulière ?

Le service de traitement des certificats de statut ne discute des certificats de statut sur commande qu’avec la partie qui a payé la commande. Si vous vous interrogez sur une commande que vous n’avez pas effectuée, veuillez contacter la partie responsable de l’envoi de la demande. Habituellement, le certificat de statut est commandé par l’avocat de l’acheteur. Toutes les questions générales des propriétaires concernant la vente de leur unité doivent être adressées à leur gestionnaire immobilier.

Puis-je obtenir une copie du certificat de statut commandé par l’acheteur potentiel de mon unité ?

Le certificat de statut appartient à la partie qui l’a commandé et payé, nous ne pouvons pas le partager. Vous devrez commander votre propre copie. Veuillez consulter la FAQ 4 pour plus de détails.

Avez-vous des conseils pour imprimer les documents ?

Les documents de certificat de statut ont parfois un mélange de pages de format légal et lettre. Lorsque vous imprimez, sous Options de taille, choisissez « Réduire les pages surdimensionnées ». Dans la mesure du possible, vous pouvez imprimer « recto-verso et agrafage ». Veuillez reconsidérer l’impression ; la plupart des fichiers PDF que nous fournissons sont consultables et certains éléments sont marqués d’un signet pour une référence rapide.

Qui paie les charges mensuelles de copropriété pour le mois au cours duquel le logement en copropriété est vendu ?

Celui qui est le propriétaire le 1er du mois est responsable de payer la totalité des frais pour ce mois ; si la date de clôture est le 1er, l’acquéreur s’acquitte des honoraires dus à cette date. Les avocats doivent organiser une compensation pour les frais de copropriété en fonction de la date de vente dans leurs ajustements aux calculs des prix d’achat. Si le vendeur choisit de payer le premier mois au nom de l’acheteur, nous exigerons cela par écrit, idéalement sur du papier à en-tête légal pour nos dossiers, mais préférons que le protocole standard soit plutôt suivi.

Comment puis-je fournir un avis de vente ?

Lorsqu’un certificat de statut est commandé, un dossier de documentation pour le nouveau propriétaire est fourni avec le certificat de statut qui comprend les instructions de paiement. Les acheteurs doivent obtenir tous les documents fournis avec le certificat de statut auprès de leur avocat. Veuillez envoyer un courriel à statuscertificate@cimanagement.ca si vous n’avez pas la trousse de documentation pour le nouveau propriétaire de votre avocat. Vous devrez nous retourner ces formulaires remplis afin de réserver votre emménagement.

Le vendeur doit fournir un préavis de 30 jours pour annuler les paiements PAP ou arrêter les chèques, mais nous pouvons généralement traiter avec un préavis de 10 jours. Voir FAQ 13.

Le cabinet d’avocats doit fournir une confirmation de vente à notre bureau sur son papier à en-tête et/ou, de préférence, une copie du transfert du bureau d’enregistrement immobilier (LRO) qui spécifie les unités de stationnement ou de casier également achetées.

Tout créancier hypothécaire doit utiliser les formulaires prescrits Avis relatif au registre des créanciers hypothécaires et accord pour recevoir les avis par voie électronique à partir de https://www.condoauthorityontario.ca/resources/condominium-forms/formulaires-relatifs-aux-dossiers/?lang=fr

Ces confirmations de vente et ces formulaires doivent être envoyés à information@cimanagement.ca